NM家具公司《采购作业动作优化攻关方案》

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1.目的

 

 

为解决采购员在制定采购计划、制作采购订单、采购订单传递、物料跟进相关表单的繁琐或重复作业，以达成增加采购员有效对外沟通及物料跟进时间，提升工作效率之目的。

2.适用范围

 适用于NM所有采购员、物控员等作业。

3.攻关时间

 第一阶段：2011年7月13日至7月31日    第二阶段：2011年8月1日至8月31日

 

4.攻关小组人员分配 

 顾问：优卓老师      组长：CYL（协助人员：GJ）

5.攻关具体内容  

5.1 《各类物料采购计划表》优化(同系列类产品合并与公式运用)

5.2 采购订单由分产品调整为分产品所属系列

5.3 《委外加工合同》优化(同一供应商一份合同包含多种产品)

5.4 订单信息传递方式

5.5 物料回厂排期表制定与物料跟进分开作业

5.6 物料回厂排期表与物料交货进度等综合表单管理

5.7 ERP系统内物料名称的完善

6. 攻关动作要求及说明

6.1 所有攻关改善动作以办公系列(书柜、单抽)为模板，采购员按模板引申至其他产品。

6.2 任一改善动作需确认对供应商及财务作业有无影响，有影响的确认供应商、财务如

何协调配合。

6.3 攻关改善动作推行与否由攻关组长与顾问老师及协力资源(高军)共同讨论确定。

6.4 攻关需要改善硬件或涉及费用的，由攻关组长书面报告至董事长批准。

6.5 确定的攻关改善动作，采购员、物控员，企划部等无条件执行，且需在要求的时间内进行。

6.6 改善推动过程中的操作难点向攻关组长或顾问老师提出。

6.7 攻关组长阶段需主导进行攻关小结或总结，说明攻关进展及小组成员参与状况，

实施奖惩。攻关总结需分析攻关过程，说明攻关成绩，并部署待完成或改善事项。

7. 攻关实施阶段

7.1 7/11-7/31为攻关第一阶段；主要攻关内容为：

7.1.1 ERP系统内物料名称的完善；协助部分：企划部

7.1.2《委外加工合同》优化(同一供应商一份合同包含多种产品)，协助部分：PMT，财务部，企划部

7.1.3物料回厂排期表制定与物料跟进分开作业；排期表由物控制定，物料跟进由采购负责（从板材开始转变）

7.1.4物料回厂排期表与物料交货进度等综合表单管理。执行部门：物控

7.2 8/1-8/31为攻关第二阶段：主要攻关内容为：

7.2.1《各类物料采购计划表》优化(系类产品合并与公式运用)，协助人：老师

7.2.2采购订单由分产品调整为分产品所属系列，协助部门：财务，企划，

7.2.3订单信息传递方式，协助部门：（硬件改造）NM

8.攻关目标

8.1 采购员制作采购计划表、制作订单、订单FAX与回签、物料跟进的日节约时间1H。

9.奖惩措施

9.1奖励激励

9.1.1 第一阶段，组员按要求执行或在规定的时间内完成攻关动作，攻关组长奖励200元，组员奖励60元/人。

9.1.2 第二阶段，组员均按攻关要求的动作执行作业，经攻关组长、副总、顾问老师向组员实际确认，共同认定攻关达成实际效果及目标，攻关组长奖励200元，组员奖励60元/人。

9.2惩罚激励

9.2.1攻关组长未按攻关要求推动整个攻关过程动作，乐捐100元；组员未执行攻关要求动作，乐捐30元/次。

9.3 以上奖励均在阶段总结中公布并发放，惩罚在发现未执行时及开具稽核单。严格的讲，这个攻关是一个比较大的改善动作，因为涉及到很多单位很多人，还需要寻求外部支援，因此列为攻关范畴。

首先，采购作业动作优化攻关的背景，

A.采购员每天抱怨工作繁多，特别订单、物料回厂计划打印、传真收发等占据了一个工作日几乎50%的时间。

B.项目老师在调查中发现，采购员、物控员在做采购计划、订单、回厂计划等方面，有可以改善的地方。

C.项目老师与采购经理沟通，形成一致可改善意见，并与副总讨论，同时形成了办公自动化方向，得到老板的认可与支持。

  攻关并不是盲目的，必须的确是比较大的困难点，改善必要性强，并且得到来自高层的意见和支持，为攻关可能所必须的资金、设备投入等创造条件。

其次，采购作业动作优化攻关攻关点的选择，这是重点。攻关点决定了方向及方向所要达到的目标，这个点必须明确具体而不大，是点不是面。经过讨论分析，采购作业动作优化攻关点选择在以下几个方面：

A.《各类物料采购计划表》优化(同系列类产品合并与公式运用)

B.采购订单由分产品调整为分产品所属系列

C.《委外加工合同》优化(同一供应商一份合同包含多种产品)

D. 订单信息传递方式(大部分取消传真)

E.物料回厂排期表制定与物料跟进分开作业

F.物料回厂排期表与物料交货进度等综合表单管理

G.ERP系统内物料名称的完善

其中B项后面因包材管理的特殊性不能实现而取消。

就这些内容来看，可能还有些抽象，比如优化到底是如何优化呢，但要改善的点是非常明确的，而且范围不大，每项2-3个人就可以配合完成。

第三，确定了改善点，接着就是确定改善攻关的主导人、执行人及各人所担当的事情及完成期限。在“采购作业动作优化攻关”方案里，这一项非常明确，也是动作能够有效改善的基本条件。

第四，攻关目标，攻关目标必须是可以量化的。只有可以量化，才能证明改善后的动作是否的确有效。这个攻关将目标设定为：采购员制作采购计划表、制作订单、订单FAX与回签、物料跟进的日节约时间1H。这是重点针对木板材、包材、五金采购员的，非常明确。

第五，推行攻关的执行动作。在这个攻关里执行动作并不是十分明确，需要改善执行人思考，是与其它攻关不同的地方。例如，改变订单信息传递方式，在实际组织改善时，动作有：到外厂了解、学习其传递方式；洽谈、复制其程序；自己研究、试行该程序；与供应商沟通协助NM使用该程序；编制程序使用说明书；给采购员、物控员安装程序；组织培训学习培训操作等等。

第六，攻关执行过程检查，主要是攻关组长需要经常了解每个攻关改善内容推进的程度及出现的难点，协助解决。攻关本身可以请稽核中心参与对攻关动作的稽核检查，但采购作业动作优化攻关的特殊性，稽核中心参与稽核检查的意义不大。

第七，攻关效果验证。这里主要是运用后是否节省了时间，采购员有没有减轻工作。其实结果是毋庸置疑的，表单减少了，打印减少了，传真减少了，时间肯定节约了。

第八，攻关小结、总结。这是非常必要的动作，小结是过程控制，总结，在于分析和分享，无论攻关成功与否，只有总结才会从中汲取教训。失败了，可以分析改善再继续攻关；成功了，可以引申到其它的工作，推动其它工作的改善。同时，总结中实施奖罚，兑现攻关承诺，利于持续的改善动作和管理。

   采购动作优化攻关给NM人的感受：改善无止境。这带给NM的不是采购部自身进步，而是这种观念带到生产管理的其它环节，包括推动日计划、备料、物料管理、生产数据化管理、数据共享等等，无疑动作优化将是NM下期变革推行重点。